歯科医院のリスク管理:よくあるクレームへの対処法

歯科医院のリスク管理 よくあるクレームへの対処法

歯科医院でのクレーム対応は、患者さんの安心や信頼を守るための大切な取り組みです。

治療前にリスクについて丁寧に説明することで、予期せぬ事態への不安を和らげることができます。

また、スタッフが一貫して対応できるようにマニュアルを整えたり、トレーニングを行うことで、対応力もぐっと向上します。

さらに、慰謝料請求や悪質なクレームなど、対応が難しいケースは弁護士に相談することで、医院の安全を守りながら冷静に対処することができます。

歯医者でよくあるクレームの種類とは

歯医者で発生しやすいクレームの背景には、説明不足による不安、想定外の治療費、長期間の治療が引き起こすストレスなど、さまざまなものがあります。

患者さんの期待に沿わない治療結果が出た場合も、不満の原因となることが多いです。

説明不足による治療への不安

歯科治療の内容が患者さんに十分に伝わっていないと、不安や誤解が生じやすくなります。

「どのような治療が行われるのか」「どのくらいの期間がかかるのか」などが明確でない場合、患者さんは不安を抱えたまま治療に臨むことになり、結果として「こんな治療を受けるとは思っていなかった」といった声が上がることがあります。

特にリーマー破折などの予期せぬ事態が発生すると、患者さんは想定外のことに動揺し、説明不足を理由に不満を訴えるケースが多く見受けられます。

想定外の治療費に対する不満

歯科治療は、保険診療と自由診療の違いや治療内容によって費用が大きく異なるため、患者さんが事前に想定していた金額と実際の支払いに大きな差が生じることがあります。

特に、自由診療を含む治療は高額になることがあり、患者さんから「予想外に費用がかかりすぎた」との声が寄せられることが多くあります。

途中で治療内容が変わり、それに伴って費用も増加した場合、治療の進行によって費用が変動する点が理解されていないと、患者さんは疑問を抱きやすくなります。

長期間の治療によるストレス

歯科治療の中には、数ヶ月から数年にわたる長期的な通院が必要なものもあります。

治療が予定よりも長引いたり、通院回数が多くなったりすると、患者さんから「いつ治療が終わるのか分からない」との不満が出ることがよくあります。

また、「本当に必要な通院回数なのか」「不必要に治療を長引かせているのではないか」と疑念を抱くこともあり、治療期間が長いことが原因でストレスを感じる患者さんが少なくありません。

治療結果が期待に沿わないことへの不満

患者さんは、見た目や機能面で期待していた治療結果が得られないと、不満や失望を感じやすくなります。

例えば、審美歯科や矯正治療などにおいては患者さんの理想とする結果と実際の仕上がりに差が生じることがあります。

患者さんが期待していた結果と現実に違いがあると、「技術力がない」「治療成果がない」との声が上がり、治療に対する信頼が揺らぐこととなってしまいます。

歯医者がクレームを受けた時の対応方法

歯科医院でクレームが発生した際は、患者さんの不安や不満に対して誠実に向き合い、丁寧に対応することが大切です。

最初にしっかり話を聞いたうえで、共感の姿勢を示すことで、患者さんに安心感を持ってもらいやすくなります。

さらに、クレーム内容を医院全体で共有し、必要であれば改善策を講じることで、患者さんからの信頼を取り戻すことができます。

誠実な謝罪で患者さんの気持ちを和らげる

クレーム対応の最初の一歩は、誠実な謝罪です。謝罪をすると非を認めたことになり、不利な立場になるのではないかと不安に感じるかもしれませんが、必ずしもそうではありません。「ご不安な思いをさせてしまい申し訳ありません」という一言で、患者さんに「自分の気持ちを理解してくれている」と感じてもらいやすくなります。

最初に謝罪をしっかりと伝えることで、患者さんが抱えている感情的な反発を和らげる効果があり、その後の対話がスムーズに進みやすくなります。むしろ、謝罪をしない場合、「一言の謝罪もなかった」と怒りの感情が高まり、紛争に発展してしまう場合もあります。

また、謝罪には、単に「お詫びする」だけでなく、患者さんに対する配慮の気持ちが込められていることを伝えることで、医院の信頼性も維持しやすくなります。

患者さんの話を丁寧に聞き、共感の姿勢を示す

謝罪の次には、患者さんの話にしっかり耳を傾け、共感する姿勢が大切です。話を聞く際には相づちを打ち、真摯に耳を傾けることで、患者さんに「話をちゃんと聞いてくれている」という安心感を与えられます。

共感的な対応によって、患者さんが冷静に不安や不満を話しやすい環境を作り出し、クレームの根本的な問題点を理解しやすくなります。また、患者さんの言葉を遮らず最後まで聞き、しっかり受け止めることで、医院に対する信頼回復にもつながるでしょう。

クレームの内容を詳細に記録し、今後の対応に役立てる

クレーム対応後、内容を詳細に記録しておくことは非常に重要です。内容や対応の流れを記録することで、次回来院時に同様の問題が再発しないよう役立てられるほか、スタッフ全員がクレーム対応のポイントを共有しやすくなります。

クレームが多発する場合は、共通の原因を探すことで、医院全体での改善策を検討する材料を得られます。記録をきちんと行うことで、患者さんにも「しっかり対応してくれている」と安心感を持ってもらいやすくなります。

必要な改善点があれば迅速に対応策を立てる

クレームに対して医院側で改善が必要だと判断される場合には、対応策を迅速に検討し、実施することが求められます。治療前の説明が不十分だった、対応が行き届かなかったなどのケースでは、今後の患者対応の見直しを行うことで、信頼関係を回復することができます。

また、医院の対応体制や説明方法の改善は、将来的なトラブル防止にも役立ち、患者さんからの信頼向上に大きく貢献します。患者さんに安心して通院してもらえる環境を整えるためにも、改善策を実行に移すことは重要です。

慰謝料請求には法的専門家のサポートを取り入れる

患者さんから慰謝料請求が発生した場合、冷静な対応が求められます。弁護士などの法的専門家に相談することで、適切な対応の助言を受けることができ、紛争解決を図ることが可能となります。

専門家のアドバイスに基づき、患者さんとの対話や問題解決を進めることで、医院側も安心して適切な対応が可能になり、長期的な信頼関係の維持につながります。

クレームの中でも弁護士などに相談するべきケースとは

歯科医院でのクレーム対応の中には、早期に弁護士などの専門家に相談し、その後の対応を委ねた方が良いケースもあります。

特に、慰謝料の請求や過剰な要求が繰り返される場合などには、弁護士のサポートを受けて紛争を解決することが望ましいといえます。

慰謝料を請求されたとき

歯科治療のトラブルで患者さんから慰謝料を求められた場合は、慎重な対応が必要です。リーマー破折や神経損傷などの予期せぬ事態が原因で高額な請求に発展することもあり、医院側の負担が大きくなりがちです。

弁護士などの専門家に相談することで、患者さんからの請求内容の正当性や交渉の進め方について適切な助言を得られます。早期に弁護士から専門的なサポートを受けることで、医院の信頼を守りながらリスクを抑えることにつながります。

損害賠償の要求が続く場合の対応

患者さんからの賠償要求が繰り返される場合、長期化するトラブルに発展しやすくなります。患者さんからの要求を拒み続けることで、患者さんとの関係性が拗れてしまうと、かえって紛争の解決から遠のいてしまう場合もあります。また、誹謗中傷などにより、医院の信頼に傷がついてしまうこともあり得ます。

上記のようなケースでは、弁護士の助言を受けて問題を整理し、適切な対応策を検討することが役立ちます。冷静な対応を行いながら、トラブルの長期化を防ぐことにつながります。

説明不足による誤解が発生したときの対応

治療内容やリスクについての説明不足は、患者さんが「聞いていなかった」と感じ、誤解からトラブルが起こる原因となります。

特に、費用(保険治療の可否を含む)、治療期間、治療のリスクなどが説明されていないと、想定外の出来事に対して不安や不満が生じやすくなります。こうしたトラブルは、弁護士に相談することで法的な説明責任を確認しながら、医院側の立場を守ることで適切な対応を取れます。

歯医者として取り組めるクレーム対策

歯科医院でのクレームに対しては、明確な対策が必要です。

治療前のリスク説明を丁寧に行うことや、対応マニュアルを整えて一貫性を持たせること、場合によっては弁護士に相談するなど、安心して対応できるクレーム対策を行いましょう。

治療前にリスクについて十分に説明し、患者さんの理解を深める

治療に関するトラブルの多くは、患者さんが治療内容やリスクを十分に理解していないことが原因となっています。

歯科治療では予測できない事態が起こることもありますが、治療のリスクを事前に説明しておくことで、患者さんも安心し、トラブルを未然に防ぐことができます。

特に、費用(保険治療の可否を含む)、治療期間、治療のリスクなどは、治療前にしっかり説明し、患者さんに納得してもらうことが大切です。

また、説明内容を書面にして渡すことで、患者さんが後から確認できるだけでなく、医院としても説明責任を果たした証拠になります。

マニュアルを作成し、一貫した対応を行う

クレームが発生した際にスタッフの対応がバラバラだと、患者さんの不安や不満が増してしまうことがあります。そのため、医院全体でクレーム対応の流れをマニュアルとして整備し、スタッフ全員が統一された対応を行えるようにしておくことが効果的です。

例えば、クレームが発生した際にはまず受付が対応し、必要に応じて担当歯科医師や上司がフォローに入るといった基本的な流れを定めます。また、対応時の言葉遣いや態度についても、患者さんに安心感を与えるための指針をまとめておくと良いでしょう。

ロールプレイングを通じて実践練習を重ねることで、スタッフ全員が自信を持って対応できるようになります。

悪質なクレームや慰謝料請求には弁護士を頼る

医院が誠意を持って対応しても、患者さんの怒りが収まらなかったり、不当な要求が続いたりすることもあります。特に、高額な慰謝料の請求や威圧的なクレームが見られる場合には、弁護士のサポートを検討することも選択肢のひとつです。

特に、悪質な要求や業務に支障をきたす行動がある場合、弁護士に相談し、法的に適切な対応を行うことで医院の安全と信頼を守ることができます。

こうした対応に慣れておくことで、いざというときも冷静に対応できるため、トラブルが拡大するリスクを大きく減らせるでしょう。

まとめ

歯科医院でのクレーム対応は、患者さんとの信頼を保ち、医院の円滑な運営を支えるために欠かせません。治療前のリスク説明や費用についての明確な説明、治療期間に関する不安には、誠実な謝罪や共感を持って対応し、患者さんの声にしっかりと耳を傾けることが大切です。

また、スタッフ全員が一貫した対応ができるようにマニュアルを整え、トレーニングを行っておくと安心です。

さらに、慰謝料請求や悪質なクレームが発生した際には、弁護士など専門家のサポートを受けることで、法的観点から適切に対処し、医院のリスクを抑えることができます。

広尾有栖川法律事務所について

広尾有栖川法律事務所は、歯科医院を含む医療機関の法的支援に強みを持つ法律事務所です。

代表弁護士は医療法人やクリニックでの勤務経験を有しており、医療現場の実情を理解した上での的確なアドバイスが可能です。

当事務所は、医療機関におけるクレーム対応、債権回収、労務問題、紛争解決といった幅広い業務に対応し、歯科医院の運営に必要なリーガルサポートを提供しています。

医療分野の法務において、特に歯科特有のリスクや課題に対して、適切な予防策や解決策を提案することに力を入れています。

また、トラブルが発生した際には、慰謝料請求などの問題にも対応できる体制を整えており、歯科医師が安心して診療に専念できるよう支援を行っています。

企業の規模や状況に応じた最適なサポートを提供し、クライアントとの信頼関係を大切にしながら日々取り組んでいますので、法的トラブルでお困りの際はぜひご相談ください。

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